แนวทางปฏิบัติ การเก็บรักษาหนังสือราชการ ยืมหนังสือราชการ และ ทำลายหนังสือราชการ สังกัด สพฐ.

แนวทางปฏิบัติ การเก็บรักษาหนังสือราชการ ยืมหนังสือราชการ และ ทำลายหนังสือราชการ สังกัด สพฐ.

ด้วยปัจจุบันมีหนังสือที่ส่งเก็บรักษาเพิ่มขึ้นทุกปี และหนังสือเหล่านั้นคือเอกสารที่เป็น หลักฐานในราชการที่จำเป็นต้องเก็บรักษาให้อยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ทุกโอกาส ค้นหาได้สะดวก รวดเร็ว แต่หนังสือที่มีปริมาณมากขึ้นประกอบกับมีสถานที่ในการจัดเก็บไม่เพียงพอ จึงจำเป็นต้องนำออกไปทำลาย เพื่อไม่ให้มีการเก็บหนังสือที่ไม่มีคุณค่า และหมดความจำเป็นในการใช้งานไว้นานเกินควร ทำให้สภาพแวดล้อม ภายในสถานที่จัดเก็บไม่เป็นระเบียบ

ในการนี้ สำนักอำนวยการจึงได้จัดทำแนวทางปฏิบัติการเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ โดยอ้างอิงรายการเอกสารที่มีการส่งเก็บในช่วง 3 ปี ที่ผ่านมาของหน่วยงานในสำนักงานคณะกรรมการ การศึกษาขั้นพื้นฐาน และจัดทำตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสารอ้างอิงตามรายการเอกสารที่ทำข้อตกลง ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 69.2 กรมศิลปากร กับ สำนักงาน คณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ตามหนังสือ ที่ ศธ 04001/125 ลงวันที่ 21 มกราคม 2547 และคู่มือการจัดทำตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสารหน่วยงานของรัฐ จัดพิมพ์โดย กรมศิลปากร พ.ศ. 2561 เพื่อให้มีแนวทางในการดำเนินงานที่เป็นไปในทางเดียวกัน สะดวกต่อเก็บรักษา ค้นหา และทำลายหนังสือ ได้อย่างถูกต้อง คล่องตัว ช่วยลดภาระการจัดเก็บ สถานที่เก็บ ทำให้บริหารพื้นที่จัดเก็บได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงลดความเสี่ยงในการทำลายที่ผิดพลาด เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม